Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Memberbereich unter member.robin.vision ist Robin James Lewis, handelnd unter der Bezeichnung robin.vision, Balingen. Die Anschrift steht im Impressum unter robin.vision. Kontakt: robin@robin.vision.

Soweit robin.vision Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet – etwa Daten von Beschäftigten eines Kunden, die an einem Workshop teilnehmen –, ist der Kunde Verantwortlicher und robin.vision Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO (Anlage AVV zu den AGB).

2. Welche Daten verarbeitet werden

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Organisation und Rolle, wie sie die einladende Person eingetragen hat; Zeitpunkte von Einladung und Anmeldungen; technische Daten der Passkeys (öffentlicher Schlüssel, Kennung, Zähler, Gerätebezeichnung) und Sitzungen. Passwörter gibt es nicht.
• Vereinbarungen: Fassung, Zeitpunkt und annehmende Person bei der Annahme von AGB und weiteren Vereinbarungen, mit einem Prüfwert des Textes.
• Zusammenarbeit: Inhalte, die Nutzerinnen und Nutzer selbst eingeben, etwa Anliegen, Vorhaben, Entscheidungen und Unterlagen des Beratungsbereichs, sowie Angebote, Verträge und Rechnungen.
• Terminseite bei Vorträgen und Workshops (/termin/…, ohne Anmeldung): Fragen an die KI-Figur Goch als Freitext, Stimmen bei Abstimmungen, die Rückmeldung „Wie kommen Sie mit?“ und Eingaben im Übungsraum. Namen werden nicht abgefragt. Der Browser legt je Termin eine zufällige Gerätekennung im lokalen Speicher ab; gespeichert wird nur ein Prüfwert davon, um Stimmen und Grenzen je Gerät zu zählen. Für die Mengenbegrenzung verarbeitet Cloudflare kurzzeitig die IP-Adresse. Antworten und Übungsverläufe bleiben nur im Browser des Geräts.
• Buchung von Workshops über das Formular (/workshop-buchen, ohne Anmeldung): Name und Art der Organisation, Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson, gewählter Workshop und Zahl der Plätze, bei einem Live-Termin der gewählte Termin; bei kostenpflichtigen Buchungen zusätzlich Anschrift, USt-IdNr. und eine abweichende E-Mail-Adresse für Rechnungen; die Zeitpunkte der Bestätigungen (Buchung als Unternehmer, Leistungsumfang im Wortlaut, AGB, Kenntnisnahme dieser Hinweise) mit den Fassungen der Texte; Angaben zur Herkunft der Buchung, wenn der Aufruf sie enthält (Quelle, Medium und Name einer Kampagne, ohne Bezug zu einer Person); für die Abwehr von Missbrauch ein Prüfwert aus IP-Adresse und Tag. Bei Zahlung: Zahlungsstatus, Betrag und die Kennung der Zahlung bei Stripe, keine Kartendaten.
• Feedback nach Workshops (Terminseite, ohne Anmeldung): Bewertung des Nutzens, ob der Workshop verständlich war und ob Sie ihn weiterempfehlen würden, dazu freiwillige Freitexte („Was war gut?“, „Was hat gefehlt?“), zugeordnet zum Termin und zum Workshop, nicht zu Ihrem Konto. Je Gerät wird nur ein Prüfwert der zufälligen Gerätekennung gespeichert, damit eine erneute Antwort die erste ersetzt. Name und Organisation nur, wenn Sie ausdrücklich einwilligen, dass wir Ihre Antwort zitieren dürfen. Im Browser merkt sich die Seite, dass Sie geantwortet haben.
• Workshops: je Teilnahme Zeitpunkte von Einladung, Beginn und Abschluss, der Fortschritt im Online-Lehrgang (welche Seiten bestätigt wurden – nicht die Antworten der Selbstchecks), je Testversuch Zeitpunkt, Punktzahl und Ergebnis (nicht die einzelnen Antworten) und bei Bestehen das Zertifikat mit Nummer, Prüfcode, Name und Organisation; bei Workshops im Selbstlernformat statt dessen die Teilnahmebestätigung mit Nummer, Prüfcode, Name, Organisation, Workshop und Datum. Nach dem Workshop erhält jede Person mit Teilnahmebestätigung eine E-Mail mit dem Hinweis darauf und dem Link zum Feedback.
• Protokoll: wer wann welche Aktion ausgelöst hat (Anmeldung, Einladung, Freigabe, Abruf), ohne Inhalte.
• Technik: Server-Protokolle des Anbieters mit IP-Adresse, Zeitpunkt und Browserangaben, die der Anbieter zur Sicherheit kurzzeitig speichert.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Memberbereichs und Erfüllung der Verträge mit dem Kunden (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; gegenüber Beschäftigten des Kunden auf Grundlage der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).
• Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsabwehr durch das Protokoll ohne Inhalte und die Begrenzung von Anmeldeversuchen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).
• Nachweis angenommener Vereinbarungen und Aufbewahrung von Rechnungen nach handels- und steuerrechtlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).
• Buchung über das Formular: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO); Abwehr von Missbrauch und die Auswertung, über welche Kampagnen Buchungen eingehen, ohne Tracking und ohne Bezug zu einer Person (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb und an der Wirksamkeit eigener Werbung).
• Feedback: Verbesserung der Workshops (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Qualität der eigenen Leistungen). Die Antwort ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf Teilnahmebestätigung oder Vertrag.
• Zitat mit Name und Organisation: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Sie können sie jederzeit ohne Angabe von Gründen per E-Mail an robin@robin.vision widerrufen; wir entfernen das Zitat dann, soweit es veröffentlicht ist, und löschen Name und Organisation. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Veröffentlicht wird ein Zitat nur auf robin.vision und in Beiträgen von robin.vision, mit Name und, falls angegeben, Organisation.
• Ausstellung und Prüfbarkeit von Zertifikaten als Nachweis einer Maßnahme nach Art. 4 der KI-Verordnung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO).

Der Test in Workshops wird automatisch nach festen Regeln ausgewertet (Zahl richtiger Antworten). Er kann beliebig wiederholt werden; der Arbeitgeber erfährt nur, ob eine Person begonnen, den Lehrgang abgeschlossen und den Test bestanden hat, nicht die Punktzahl. Eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung trifft das System nicht.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA, mit europäischer Niederlassung): Betrieb des Memberbereichs und Datenbank mit Speicherort in der Europäischen Union (D1, Jurisdiktion EU). Grundlage: Auftragsverarbeitungsvertrag; für den Anbieterzugriff aus Drittländern gelten die EU-Standardvertragsklauseln und das EU-U.S. Data Privacy Framework.
• Resend (Resend, Inc., USA): Versand von E-Mails (Einladungen, Anmeldelinks, Hinweise, Bestätigungen). Grundlage: Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Standardvertragsklauseln; die E-Mails enthalten keine Inhalte aus dem Memberbereich außer der Bestätigung angenommener Vereinbarungen und Rechnungen an die Rechnungsadresse des Kunden.
• KI-Dienste auf der Terminseite: Fragen an Goch gehen zur Beantwortung an das für den Termin eingestellte Sprachmodell; Eingaben im Übungsraum an den Anbieter, der dort angezeigt wird. Die Anbieter verarbeiten sie nach ihren Bedingungen für die Programmierschnittstelle, ohne Training mit diesen Eingaben, soweit der jeweilige Vertrag das zusagt. Ausgewählte Fragen nennt Goch im Vortrag in eigenen Worten; dafür wird seine Antwort bei ElevenLabs vertont. Bitte geben Sie dort keine echten Namen oder Daten Dritter ein.
• KI-Dienste sonst: Für Konto, Workshops, Test und Zertifikate setzt der Memberbereich keine KI-Dienste ein. Anwendungen, die ein Sprachmodell nutzen, sagen das in ihren eigenen Hinweisen; die Verarbeitung erfolgt dann bei Anbietern in der Europäischen Union ohne Training von Modellen mit Kundendaten.

• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland): Zahlung kostenpflichtiger Buchungen per Karte. Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten als eigener Verantwortlicher nach seinen Datenschutzbestimmungen; robin.vision erhält keine Kartendaten. Für kostenlose Buchungen wird Stripe nicht eingesetzt.

Weitere Empfänger gibt es nicht; eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

5. Speicherdauer

• Konten: bis zum Ende des Zugangs; drei Monate danach werden die Daten der Organisation gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht. Konten von Teilnehmenden an Workshops werden 90 Tage nach dem Ende ihres Zugangs gesperrt und anonymisiert.
• Testversuche: drei Jahre. Zertifikate: drei Jahre ab Ausstellung, auch nach dem Löschen der Organisation, damit sie prüfbar bleiben.
• Nachweise angenommener Vereinbarungen: drei Jahre nach dem Ende des Zugangs. Rechnungen und Verträge: nach den gesetzlichen Fristen (in der Regel zehn Jahre).
• Terminseite: Fragen, Stimmen und Zähler werden mit dem Ende des Termins gelöscht, spätestens zwei Tage nach seinem Beginn. Die Gerätekennung im Browser entfernt die Seite am Ende des Termins.
• Buchungen über das Formular: Nicht bestätigte oder abgebrochene Anfragen werden nach zwei Tagen gelöscht, der Prüfwert der IP-Adresse nach sieben Tagen. Bestätigte Buchungen werden ein Jahr nach ihrem Beginn anonymisiert (Namen, E-Mail-Adressen und Anschrift entfernt); Rechnungen bleiben nach den gesetzlichen Fristen.
• Feedback: zwei Jahre ab der Antwort, danach gelöscht. Name und Organisation für ein Zitat bis zum Widerruf, höchstens zwei Jahre.
• Teilnahmebestätigungen: drei Jahre ab Ausstellung, damit sie prüfbar bleiben.
• Protokoll ohne Inhalte: zwölf Monate. Anmeldelinks und Einmalcodes: Minuten bis Tage, danach gelöscht.

6. Cookies und Technik

Der Memberbereich setzt ein einziges, technisch notwendiges Sitzungscookie (__Host-rv_sitzung, HttpOnly, Secure). Die Terminseite setzt kein Cookie; sie speichert nur die zufällige Gerätekennung, den Vermerk, dass Sie Feedback gegeben haben, und, solange der Tab offen ist, Ihre Antworten im Speicher Ihres Browsers. Das Buchungsformular setzt kein Cookie. Es gibt kein Tracking, keine Analyse-Dienste und keine Cookies Dritter. Die Verbindung ist verschlüsselt (TLS).

7. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Die Leitung einer Organisation kann alle gespeicherten Daten der Organisation jederzeit im Memberbereich herunterladen. Beschwerden sind möglich bei einer Aufsichtsbehörde, etwa dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Für Daten, die robin.vision im Auftrag eines Kunden verarbeitet, wenden Sie sich bitte zuerst an den Kunden (Ihren Arbeitgeber); robin.vision unterstützt ihn bei der Antwort.

8. Stand

Diese Hinweise gelten ab ihrer Veröffentlichung im Memberbereich. Eine neue Fassung wird dort bekannt gegeben.